Informatec – Informativo da Edamatec

1. Primeiros Passos
a. Configurar os dados da empresa:
i. Caminho: <GESTÃO GLOBAL> <EMPRESA> <DADOS DA EMPRESA>;
ii. Selecionar o regime tributário da empresa <TRIBUTAÇÃO>;
b. Cadastrar os usuários e suas permissões;
c. Parametrizar as funcionalidades do sistema;
i. Caminho: <GESTÃO GLOBAL> <PARÂMETROS>: todas as abas;
d. Configurar as informações auxiliares do sistema;
i. Caminho: <CADASTRO> <AUXILIAR> <GERAL>;
1. Ramos de Atividades;
2. Departamentos;
3. Formas de Pagamento / Recebimento;
4. Tipos de Contatos;
5. Cargos;
6. Categorias de Vendas;
ii. Aba <PRODUTOS>;
1. Grupos e Subgrupos;
2. Categorias;
3. Unidades;
iii. Aba <OPERACIONAL>;
1. Defeitos e Solicitações;
2. Soluções;
3. Descrição de Instalações;
iv. Aba <ST / CF / CFOP>;
1. NCM;
2. Situação Tributária;
3. Natureza de Operação;
e. Cadastrar todos os clientes, fornecedores, funcionários, representantes, produtos e serviços; Esta atividade requer uma força tarefa dependendo do volume de informações da empresa;
2. Eleger o dia “D”
a. Trata-se de definir o dia de migração do sistema atual para o novo sistema, preferencialmente o dia primeiro de um mês.
3. Requisitos antes do dia “D”
a. DEPARTAMENTO COMERCIAL
i. Alimentar os custos para formação de preço.
ii. Lançar todos os contratos mensais da empresa. Esta atividade requer acompanhamento do financeiro atentando para a data de renovação de cada contrato.
b. DEPARTAMENTO DE ESTOQUE
i. Transferir os produtos de insumos / suprimentos do estoque geral;
c. DEPARTAMENTO OPERACIONAL
i. Lançar a frota de veículos;
ii. Definir região técnica se for o caso;
d. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
i. Lançar todas as despesas fixas com vencimento após o dia “D”;
ii. Atualizar o banco de horas e férias dos funcionários após o dia “D”;
iii. Definir centros de custos se for o caso;
e. DEPARTAMENTO FINANCEIRO
i. Cadastrar todas as entidades financeiras (bancos/contas) e contas internas (Tesouraria, permutas, doações, etc);
ii. Lançar todas as receitas a receber com vencimento após o dia “D”;
iii. Lançar todas as contas a pagar com vencimento após o dia “D”;
iv. Testar certificados digitais para emissão de NFe (se for o caso);
v. Testar cobrança de títulos com ou sem registro;
4. Um dia antes da Migração (dia “D”)
a. DEPARTAMENTO COMERCIAL
i. Após a entrada do estoque físico e seus custos analisarem a formação de preços
b. DEPARTAMENTO DE ESTOQUE
i. Lançar o estoque físico com custo atual através de uma compra de acerto.
c. DEPARTAMENTO OPERACIONAL
i. Analisar as obras e manutenções pendentes e contemplar o novo sistema;
d. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
i. Acompanhar todas as atividades. Nenhuma atividade mapeada.
e. DEPARTAMENTO FINANCEIRO
i. Atualizar os saldos bancários e tesouraria;
ii. Lançar as folhas de cheques não utilizadas;
iii. Mudar o ambiente de emissão de NFe de homologação para produção (se for o caso);
5. DIA “D”
a. Utilizar todas as funcionalidades da ferramenta SAN para contemplar as atividades diárias da empresa;
b. Não utilizar a ferramenta antiga com novos dados, somente consultas;
c. Havendo dúvidas no manuseio do SAN, comunicar a equipe da Edamatec, expondo que tipo de atividade você gostaria de realizar;
6. Dia a Dia Operacional
a. Conferir diariamente em conciliação bancária se todas as contas da empresa estão iguais aos extratos dos bancos e dinheiro da tesouraria.
b. Acompanhar mensalmente a emissão de notas fiscais de serviços (se for o caso).
c. Renovar mensalmente os contratos ativos da empresa que vencem neste mês;
7. Dia a Dia Gerencial;
a. Acompanhar os relatórios disponíveis em Gestão;

Este documento foi elaborado para empresas que pretendem migrar todos os departamento e rotinas operacionais da empresa ao mesmo tempo.

Outras estratégias de implantação podem ser adotadas e traçadas conforme as necessidades atuais da empresa.

Após os primeiros passos de configuração do SAN, devemos configurar os parâmetros de funcionamento do sistema.

Acessar a tela Parâmetros dentro do módulo <Gestão Global>

Margem para liberar preço de venda em percentual:  Este parâmetro permite ao gestor comercial limitar os descontos concedidos no ato do lançamento de pedido de venda de produtos. Caso necessite liberar qualquer preço, deixe este campo com o valor 100 (cem). Exemplo: 20%: Preço de Tabela: R$ 100,00. O sistema bloqueia a venda deste produto com valores abaixo de R$ 80,00 e acima de R$ 120,00.

Prazo em dias para garantia / devolução: Trata-se de definir quantos dias corridos para a garantia dos produtos vendidos e ou devolução de vendas.

Prazo em dias para garantia de serviços:  Trata-se de definir quantos dias corridos para garantia dos serviços prestados. É considerado a data de emissão do pedido e não a conclusão da obra / serviço.

As comissões dos representantes estão vinculadas ao recebimento dos títulos em contas a receber: Esta opção permite a liberar as comissões do representantes no ato da liquidação do título do cliente automaticamente. Caso esta opção esteja desmarcada, no ato do lançamento do pedido e da comissão, os valores a pagar serão lançados independente do recebimento ou não do valor do cliente.

Dias para pagamento de comissões: Podemos definir até 4 dias dentro do mês para pagamento das comissões dos representantes / vendedores. Lançar os dias em ordem crescente.

Antecipar para sexta-feira, caso o vencimento seja sábado ou domingo: Caso o vencimento da comissão a pagar (conforme opção anterior) for um sábado ou domingo, temos a opção de antecipar para sexta-feira ou não.

Código interno Padrão para CFOP na venda de produtos: Podemos definir um classificação fiscal para venda de produtos automaticamente. Esta opção facilita a digitação de pedidos de vendas sem selecionar a classificação item a item.

Após os primeiros passos de configuração do SAN, devemos configurar os parâmetros de funcionamento do sistema.

Acessar a tela Parâmetros dentro do módulo <Gestão Global>

Prazo em dias para pagamento de contas e fechamento da conciliação bancária: Esta opção permite ao administrador do sistema limitar os dias para pagamento e recebimento de títulos dentro do sistema. O departamento responsável deverá realizar o fechamento financeiro dentro do prazo estabelecido. Exemplo: 5 dias: Se um título a receber ou a pagar vence dia 10/10/2011 e hoje é 16/10/2011, o usuário não irá baixar o título na data do vencimento porque excedeu o limite de cinco dias. Isto permite ao administrador extrair relatórios com exatidão, sabendo-se que seu sistema está atualizado dentro do prazo estipulado.

Código interno da forma de pagamento para processar arquivos de bancos e
gerar comissão de vendas: 

Trata-se de definir qual forma de pagamento o sistema irá considerar automaticamente para as atividades de baixas bancárias de arquivos de retornos e geração de comissões de representantes a pagar. Para saber qual o código interno, acesse <Cadastro> <Auxiliar> na aba <Geral> no painel FORMAS DE PAGAMENTO. Clique nas opções disponíveis e visualize o código interno, conforme imagem ao lado.

Código interno da entidade para controlar depósitos não identificados e cobrança em atraso:  Na maioria dos casos, temos registrados créditos em conta que desconhecemos o emitente / cliente. Para controlar os depósitos não identificados e contemplar o crédito no conta corrente da empresa, criamos uma entidade provisória para recebimento destes valores.

Podemos levar dias para identificar estes créditos.

Cadastre um cliente fictício no seu cadastro de clientes e anote o seu código. Lançar este código na coluna desta configuração.

Exemplo para cadastro: *** CRÉDITOS NÃO IDENTIFICADOS ***. Use o CNPJ da sua empresa, se necessário.

Juros de mora e de multa: Nos próximos dois campos defina o juros bancários e valor de mora a serem calculados na tela de inadimplência, na geração de arquivos de cobrança e emissão de boletos.

Nem tudo é fácil no mundo da implantação de sistemas. É demorada sendo preciso submeter todos os processos a uma verificação geral.

Na prática, a corporação necessita repensar toda sua estrutura, o que a leva a buscar ajuda de profissionais especializados. O redesenho de processos e as mudanças organizacionais são essenciais para alcançar os objetivos.

A empresa deve abandonar a estrutura organizacional hierarquizada e se basear em estruturas ancoradas em processos. A implantação não pode ser encarada como mudança de tecnologia e, sim, como um processo de mudança organizacional.

Após a implantação, ainda são necessários ajustes no sistema para solucionar os problemas de desempenho e falhas ocasionadas pela pouca familiaridade dos usuários.

É necessário rever a forma de operação atual e propor modificações visando a potencialidade da tecnologia que será instalada, sempre em consonância com a visão estratégica.

Configurar os dados da Empresa

Entrar no módulo <GESTÃO GLOBAL>, no item <EMPRESA>. Entrar com os dados e o logotipo da sua empresa.

Figura 1

Em seguida, salvar as suas informações e reiniciar o sistema.

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